Sposób zgłoszenia żądania/ wniosku o realizację prawa

• Gdzie zgłosić żądanie/ wniosek?
• osobiście w Sekretariacie Dyrekcji Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Sulechowie przy ul. Zwycięstwa 1 lub korespondencyjnie na adres:  Zwycięstwa 1, 66-200 Sulechów
• drogą elektroniczną na adres e-mail: spzoz@spzozsulechow.med.pl
• telefonicznie pod numerem telefonu: 797 606 252
• W jaki sposób dokonać zgłoszenia?

Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Sulechowie czuwa nad tym, aby Twoje dane osobowe nie zostały ujawnione osobom nieupoważnionym. Stąd, jeżeli chcesz skorzystać z któregoś z uprawnień opisanych poniżej, prosimy o zastosowanie się do jednego ze sposobów komunikowania się, przy zachowaniu poniższych standardów:

• przy kontakcie drogą tradycyjną– prosimy o złożenie pisma/ wniosku podpisanego własnoręcznie w sposób czytelny, osobiście w Sekretariacie Dyrekcji Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Sulechowie przy ul. Zwycięstwa 1 lub przesłania go drogą pocztową na adres siedziby Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Sulechowie jak pkt. 1.1., a w przypadku składania wniosku ustnie, prosimy o okazanie dokumentu tożsamości na prośbę pracownika spisującego treść zgłaszanego żądania w formie notatki służbowej celem weryfikacji tożsamości oraz o podpisanie notatki;
• przy kontakcie drogą elektroniczną – prosimy o złożenie przede wszystkim pisma z podpisem w formie skanu lub podaniem danych w wiadomości e-mail pozwalających na ustalenie tożsamości;
• przy kontakcie drogą telefoniczną – prosimy o podanie dodatkowych danych pozwalających na potwierdzenie tożsamości, przy czym aby nie dopuścić do naruszenia Twoich praw lub wolności spowodowanego naruszeniem bezpieczeństwa dla danych osobowych informujemy, że możemy odmówić zrealizowania żądania drogą telefoniczną, jeśli nie będziemy w stanie w sposób jednoznaczny i niebudzący wątpliwości zweryfikować tożsamości przez telefon.

W razie uzasadnionych wątpliwości co do tożsamości osoby składającej wniosek o realizację prawa, możemy zwracać się o podanie  dodatkowych informacji ułatwiających identyfikację wnioskodawcy.

2. Prawa przysługujące osobie, której dane osobowe są przetwarzane

• Udzielenie informacji na temat przetwarzania danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 13 rozporządzenia 2016/679* – gdy dane osobowe Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Sulechowie uzyskał od ciebie (art. 13 rozporządzenia 2016/679)

W sytuacjach, gdy dane osobowe są przekazywane do Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Sulechowie przez ciebie, informacje zawarte w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679 są Tobie przekazywane przez naszych pracowników najpóźniej w momencie zbierania danych osobowych lub w odpowiedzi na korespondencję, która do nas wpłynęła. Informacje te są również dostępne na tablicy ogłoszeń w ciągach komunikacyjnych oraz w punktach przyjęć pacjentów w siedzibie Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Sulechowie, na stronie internetowej http://spzozsulechow.med.pl/rodo/ oraz na stronie Biuletynu Informacji Publicznej dla Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Sulechowie.

Nie mamy obowiązku przekazywać tych informacji w sytuacji, gdy już nimi dysponujesz.

• Udzielenie informacji na temat przetwarzania danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 14 rozporządzenia 2016/679 – gdy dane osobowe Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Sulechowie pozyskał z innych źródeł a nie bezpośrednio od ciebie (art. 14 rozporządzenia 2016/679)

W sytuacjach, gdy dane osobowe są pozyskiwane przez Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Sulechowie z innych źródeł, informacje zawarte w art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679 są Tobie przekazywane przez pracowników naszego podmiotu leczniczego:

• w rozsądnym terminie po uzyskaniu danych osobowych – najpóźniej w ciągu miesiąca;
• jeżeli dane osobowe mają być stosowane do komunikacji z Tobą – najpóźniej przy pierwszej komunikacji z Tobą lub
• jeżeli Twoje dane osobowe mają być ujawnione innemu odbiorcy – najpóźniej przy ich pierwszym ujawnieniu.

Nie mamy obowiązku przekazywać tych informacji w sytuacji, gdy:

• już nimi dysponujesz;
• udzielenie takich informacji okazuje się niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku lub o ile realizacja tego obowiązku informacyjnego może uniemożliwić lub poważnie utrudnić realizację celów takiego przetwarzania;
• pozyskiwanie lub ujawnianie jest wyraźnie uregulowane prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, któremu podlega nasz podmiot leczniczy, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą;
• dane osobowe muszą pozostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej przewidzianym w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, w tym ustawowym obowiązkiem zachowania tajemnicy.
• Dostęp (art. 15 rozporządzenia 2016/679)

Możesz wnioskować o udzielenie Ci dostępu do treści danych osobowych lub wydanie ich kopii, a w związku z tym zgłosić się do Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Sulechowie:

• z pytaniem czy nasz podmiot leczniczy przetwarza twoje dane osobowe, a jeśli tak – to wnosić o udzielenie informacji w zakresie  wynikającym z art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, w szczególności: jaki jest cel przetwarzania i okres przechowywania danych osobowych, jakie dane osobowe są przetwarzane, kim są odbiorcy danych osobowych, jakie prawa przysługują w związku z przetwarzaniem danych osobowych;
• z żądaniem wydania kopii danych osobowych we wskazanym przez siebie formacie.
• Sprostowanie (art. 16 rozporządzenia 2016/679)

Możesz domagać się sprostowania danych osobowych, jeśli są nieprawidłowe lub ich uzupełnienia, jeśli są niekompletne.

Nie będą realizowane żądania dotyczące:

• uzupełnienia o dane osobowe, które byłyby niezgodne z celem przetwarzania;
• sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, w odniesieniu do których tryb ich sprostowania lub uzupełnienia określają odrębne przepisy prawa.
• Usunięcie (art. 17 rozporządzenia 2016/679)

Możesz domagać się usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach wynikających z art. 17 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, mianowicie gdy:

• dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
• cofnąłeś zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
• wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania twoich danych osobowych i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania twoich danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego;
• dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
• dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega nasz podmiot leczniczy;
• dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1 rozporządzenia 2016/679.

Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Sulechowie bez zbędnej zwłoki usunie Twoje dane osobowe, o ile będzie zachodził jeden z w/w przypadków. W większości przypadków prawo to nie będzie mogło być zrealizowane, gdyż zachodzi wyjątek wynikający z art. 17 ust. 3 rozporządzenia 2016/679, w szczególności podstawą prawną przetwarzania danych osobowych są przepisy prawa, z których wynika m.in. obowiązek przechowywania dokumentacji (archiwizacji) przez okres wynikający z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, który został uzgodniony z Archiwum Państwowym na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

• Ograniczenie przetwarzania (art. 18 rozporządzenia 2016/679)

Możesz domagać się ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach wskazanych w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, mianowicie gdy:

• kwestionujesz prawidłowość swoich danych osobowych;
• sprzeciwiasz się usunięciu danych osobowych, których przetwarzanie jest niezgodne z prawem;
• nasz podmiot leczniczy nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub ochrony roszczeń;
• wniesiony został przez Ciebie sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania dotyczących danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) rozporządzenia 2016/679, w tym profilowania na podstawie tych przepisów – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą.

Jeżeli Administrator uwzględni Twoje żądanie, ograniczy przetwarzanie Twoich danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania. Inne operacje przetwarzania niż przechowywanie będą możliwe wyłącznie w jednej z poniższych sytuacji:

• za zgodą osoby, której dane dotyczą;
• w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej;
• z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.

Przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania przekażemy Ci informacje w tym zakresie.

• Powiadomienie o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania (art. 19 rozporządzenia 2016/679)

Jeżeli nasz podmiot leczniczy zrealizuje Twoje prawo do sprostowania nieprawidłowych danych osobowych, uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, usunięcia danych osobowych lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych, wówczas poinformuje każdego odbiorcę, któremu ujawnił dane osobowe o dokonanej zmianie, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku.

Jeżeli chcesz być poinformowany o w/w odbiorcach to powinieneś złożyć o to wniosek.

• Przeniesienie (art. 20 rozporządzenia 2016/679)

Możesz wnosić o przeniesienie danych osobowych w zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w celu zawarcia i wykonywania umowy lub przetwarzane na podstawie zgody, tj. do otrzymania od Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Sulechowie Twoich danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego; możesz też przesłać te dane innemu administratorowi danych.

Realizacja tego prawa przez Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Sulechowie będzie ograniczona do nielicznych przypadków, bo przetwarzanie danych osobowych przez nasz podmiot leczniczy opiera się głównie na podstawie niezbędności do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na naszym podmiocie leczniczym, która nie daje możliwości skorzystania z prawa do przenoszenia danych.

• Sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 rozporządzenia 2016/679)

Sprzeciw możesz wnieść w dowolnym momencie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania danych osobowych opartego na podstawie niezbędności do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e rozporządzenia 2016/679) bądź prawnie uzasadnionych interesów Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej innych niż marketing bezpośredni (w celu marketingu bezpośredniego Twoje dane osobowe nie będą przetwarzane), w tym wobec profilowania na tej podstawie.

Twój sprzeciw powinien zawierać uzasadnienie Twojej szczególnej sytuacji. Podlega on naszej ocenie. Gdy taka szczególna sytuacja nie będzie zachodziła albo będą istniały ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, poinformujemy Cię o tym. W takim wypadku nasz podmiot leczniczy będzie mógł dalej przetwarzać Twoje dane osobowe. Na skutek uwzględnienia sprzeciwu natomiast zaprzestanie przetwarzania danych osobowych w celu, którego dotyczył sprzeciw.

Prawo do sprzeciwu nie przysługuje Ci, gdy podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest zgoda, umowa lub niezbędność do realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, a więc art. 6 ust. 1 lit. a, b lub c rozporządzenia 2016/679. Prawo to może też podlegać innym jeszcze ograniczeniom wynikającym z odrębnych przepisów prawa.

Prawo do sprzeciwu będzie zatem realizowane tylko w nielicznych przypadkach ograniczonych do sytuacji wskazanych powyżej.

• Niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji (art. 22 rozporządzenia 2016/679)

Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Sulechowie nie podejmuje wobec osób, których dane przetwarza, decyzji wywołujących dla tych osób, określone skutki prawne lub w inny istotny sposób na nie wpływające, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowaniu.

Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Sulechowie przekazuje informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, jeżeli ma ono miejsce, podczas realizacji obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i art. 14 rozporządzenia 2016/679.

• Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych (art. 7 ust. 3 rozporządzenia 2016/679)

W sytuacjach, gdy przetwarzanie danych odbywa się w oparciu o Twoją zgodę na przetwarzanie danych, możesz cofnąć zgodę w dowolnym momencie, ale przetwarzanie danych osobowych przed cofnięciem zgody pozostanie zgodne z prawem.

• Poinformowanie o naruszeniu ochrony danych osobowych (art. 34 rozporządzenia 2016/679)

W sytuacji gdy w doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności zawiadomimy Cię takim naruszeniu, jednak nie we wszystkich przypadkach.

Możemy Cię nie zawiadamiać o w/w naruszeniu, jeśli:

• wdrożone zostały odpowiednie techniczne i organizacyjne środki ochrony i środki te zostały zastosowane do danych osobowych, których dotyczy naruszenie, w szczególności środki takie jak szyfrowanie, uniemożliwiające odczyt osobom nieuprawnionym do dostępu do tych danych osobowych;
• zastosowane zostały następnie środki eliminujące prawdopodobieństwo wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osoby, której dane dotyczą;
• wymagałoby ono niewspółmiernie dużego wysiłku – przy czym w takim przypadku wydany zostanie publiczny komunikat lub zastosowany zostanie podobny środek, za pomocą którego osoby, których dane dotyczą, zostaną poinformowane w równie skuteczny sposób.

3. Informacje, które należy podać w zgłoszeniu

• Jakie elementy powinno zawierać zgłoszenie?

Aby móc przyjąć Twoje zgłoszenie i je przeanalizować, a także przygotować na nie odpowiedź, musimy wiedzieć co najmniej:

• kim jesteś;
• z jakiego prawa i w jakim zakresie chcesz skorzystać;
• jaki jest preferowany kanał kontaktu z Tobą.
• W jakim zakresie musisz podać swoje dane?

Wszelką komunikację w zakresie realizacji praw podejmujemy po ustaleniu tożsamości osoby, której dane dotyczą. Dlatego prosimy o podanie w zgłoszeniu powyższych informacji w takim zakresie, w jakim pozwolą one nam Ciebie zidentyfikować i zweryfikować, czy jesteś osobą, której dotyczą dane osobowe odnośnie których chcesz zrealizować swoje prawo.

4. Opłata i odmowa realizacji zgłoszenia prawa

• Czy pobieramy opłaty i w jakich sytuacjach?

Komunikacja w zakresie realizacji praw jest wolna od opłat.

W przypadku żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, możemy:

• pobrać opłatę, której wysokość ustala się z uwzględnieniem administracyjnych kosztów udzielenia informacji prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań albo
• odmówić podjęcia działań.
• Kiedy możemy pobrać opłatę bądź odmówić podjęcia działań?

Za ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne żądania osoby, które uzasadniają odmowę ich zrealizowania uznaje się w szczególności żądanie informacji, których przekazanie spowodowałyby nieuprawnione ujawnienie tajemnicy zawodowej, tajemnicy przedsiębiorstwa, tajemnicy prawnie chronionej.

Za ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne żądania, które uzasadniają pobranie opłaty bądź odmowę podjęcia działań może być uznane w szczególności kierowanie do nas żądania o:

• informacje częściej niż raz na 3 miesiące, jeżeli zakres danych przez nas przetwarzanych bądź inne okoliczności związane z przetwarzaniem nie ulegały zmianie od czasu złożenia poprzedniego żądania;
• informacje dzielone sztucznie na kilka lub kilkanaście żądań;
• udzielenie odpowiedzi w szczególnym, niestandardowym formacie.
• W jaki sposób poinformujemy cię o decyzji?

Każde zgłoszone żądanie jest rozważane. Jeśli okaże się, że Twoje żądanie jest niezasadne w świetle obowiązujących przepisów prawa, wówczas odmówimy zrealizowania go. O naszej decyzji zostaniesz powiadomiony.

W przypadku uznania, że realizacja prawa podlega opłacie bądź w przypadku odmowy podjęcia działań każdorazowo uzasadnimy decyzję i podamy do wiadomości osoby zgłaszającej żądanie przyczyny pobrania opłaty lub odmowy podjęcia działań poprzez wskazanie, dlaczego w naszej ocenie żądania są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne.

5. Termin i forma rozparzenia zgłoszenia

• W jakim terminie możesz spodziewać się podjęcia działań?

O działaniach  podjętych w związku z Twoim żądaniem złożonym na podstawie art. 15–21 rozporządzenia 2016/679 danych poinformujemy Cię:

• bez zbędnej zwłoki– a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania żądania;
• a z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań powyższy termin miesiąca może być przedłużony o kolejne dwa miesiące, przy czym w terminie miesiąca od otrzymania żądania poinformujemy Cię o tym przedłużeniu terminu, podając przyczyny opóźnienia.
• W jakim terminie dowiesz się o odmowie podjęcia działań?

Jeżeli nie podejmujemy działań w związku z Twoim żądaniem, to niezwłocznie – najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania żądania – poinformujemy Cię o:

• powodach niepodjęcia działań,
• możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego,
• skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.
• W jakiej formie udzielimy informacji?

Zasadniczo informacji udzielamy na piśmie. Jeśli przekazałeś nam swoje żądanie elektronicznie, w miarę możliwości informacje także są przekazywane elektronicznie, chyba, że zażądasz innej formy.

* Rozporządzenie 2016/679 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE L 119 z 04.05.2016)